进行文档翻译的准备工作主要包括两个关键因素。首先，您需要与翻译服务提供商一起明确翻译项目的范围。其次，您需要为翻译准备好文档文件。如果这两个步骤没有做好，翻译过程就可能效率低下，甚至导致项目成本上升。但如果这两步做对了，您将获得更快、更高效、成本更低的翻译服务。

如何确定文档翻译项目的范围

项目范围文档应包括所有关键利益相关者，特别是您的翻译服务团队，如**国译翻译（Global Translation）**的专属客户经理。从项目开始时，确保每个人都明确项目的可实现目标和时间框架非常重要。我们可以帮助您理解翻译与本地化的区别，机器翻译何时适用（以及何时不适用），如何为项目定价，以及确保翻译顺利进行的实际步骤。在此过程中，选择合适的翻译服务提供商至关重要，具体如何选择可以参考我们的博客文章《如何选择翻译公司》。

确保将项目范围文档以便于存取的格式存储，便于所有参与人员快速查看和提出自己的意见和建议。

1. 简短描述您的翻译项目

   这应包括需要翻译的文档类型，如网站内容、软件代码或宣传册。您的翻译团队需要了解内容是否是静态的还是会不断更新的。还需要了解最终用户或读者是谁以及他们所在的地区。

2. 项目的特殊要求

   例如，说明是否需要在您的内容管理系统（CMS）中持续更新内容，是否需要特定的WordPress翻译插件来处理多语言网站，或者是否需要InDesign文档的排版服务。

3. 需要使用的专业术语

   与翻译服务团队合作，整理一份首选术语和翻译等效词的术语表，确保翻译一致性和可读性。这能够确保翻译人员按照您的要求，第一次就准确翻译您的术语。

如何准备文档文件进行翻译

成功翻译文档的“终极秘诀”在于源文件的整洁和准备工作。这意味着，在文件交给像**国译翻译（Global Translation）**这样的翻译服务公司之前，确保您的文档文件已经完成且格式正确。为了明确，翻译文档文件是包含您需要翻译的内容的文件，无论是网站内容、InDesign文件、技术或法律文档，还是全球广告等。以下是一些要点：

1. 确保您发送的是最终版本的文档

   如果您未发送最终版本的文档，将浪费时间和资金，导致翻译时间延长，并可能产生额外费用。因此，请确保不要发送未完成的文件或包含语法错误、拼写错误的草稿。检查并再检查！

2. 正确格式化您的文档

   确保了解翻译服务提供商能处理的文件格式。有些公司可以处理您发送的任何格式，并可能提供如何准备文件的建议（如国译翻译（Global Translation））。但有些翻译服务提供商可能要求您将文件提供为Word、Excel或PowerPoint格式。例如，若您发送扫描版PDF文件，可能会产生文件转换费用。

   在项目开始之前，务必与翻译服务公司确认交付格式。例如，如果您的项目是印刷宣传册，并且您希望翻译结果为InDesign格式，翻译文件收到后就不应仅是Word文档，避免需要再次将其复制粘贴到InDesign中，尤其是在对该语言不熟悉的情况下浪费时间。

翻译管理系统（TMS）

确保您的翻译服务提供商使用翻译管理系统（TMS）。TMS可以加速翻译过程，尤其是在未来的项目中，翻译人员可以快速查阅您的术语表和翻译记忆库，从而提高翻译速度，通常能提升超过25%的效率。

最后的一些注意事项

• 避免提交格式不统一的文件：发送格式不一致或过多内容嵌套的文件可能会增加处理难度，延长翻译时间。尽量避免这些情况。
• 文档类型的统一性：如果您发送了多个文档，确保所有文档格式一致且完整。分散的或不一致的文档可能需要额外的协调工作，导致翻译周期延长。
• 内容验证：在文档准备好之前，确保相关内容已经过充分的验证。翻译过程中发现的错误需要在源文件阶段及时纠正。

如果您有项目想要讨论，欢迎随时与我们联系——我们很高兴为您提供帮助。与此同时，您还可以了解我们如何帮助客户通过翻译服务取得成功。

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